Når tilbudet er akseptert, er det Fakturering-fanen under Økonomi på prosjektet som tar over. Der ser du hva som gjenstår å fakturere, og oppretter fakturaen derfra.
Fakturagrunnlaget
Grunnlaget bygges av to ting: det aksepterte tilbudet, og ekstrajobbene du har registrert på prosjektet. Hver linje viser totalbeløp, hva som allerede er fakturert, og hva som står igjen. Det er restbeløpet du kan velge inn på en ny faktura – derfor kan samme arbeid aldri faktureres to ganger, enten du kjører sluttfaktura, a-konto eller fakturerer et tillegg for seg.
Slik fakturerer du
- Åpne prosjektet og gå til Økonomi → Fakturering.
- Huk av linjene du vil fakturere nå. Skal du bare ta en del, skriver du inn beløpet.
- Opprett fakturaen. Er Tripletex eller Fiken tilkoblet, opprettes og sendes fakturaen derfra. Uten regnskapssystem registreres den i Proanbud, så du beholder oversikten.
Statusen på fakturaen følger med: Registrert, Opprettet i regnskapssystemet, Sendt, Betalt eller Kansellert. En kansellert faktura frigjør beløpet, slik at arbeidet kan faktureres på nytt.
Ekstrajobber
Kom det arbeid i tillegg til tilbudet? Registrer det som en ekstrajobb på samme fane: «Ny ekstrajobb», med tittel, beskrivelse og enten fastpris eller timepris ganger estimerte timer. Ekstrajobben legger seg rett i fakturagrunnlaget, og teller som omsetning på Lønnsomhet-fanen.
Ekstrajobber registreres kun internt på prosjektet – de sendes ikke ut til kunden for digital godkjenning. Avtal ekstraarbeidet med kunden på vanlig måte (gjerne skriftlig i Meldinger), og registrer det her når det er avklart.
Ta det med en gang
Registrer ekstrajobben mens du står på plassen. Da ligger den i grunnlaget når fakturaen skal ut, i stedet for å bli husket feil to måneder senere.